Vous recevez le redouté courriel : "Votre formalité a été rejetée — signature non conforme." La synthèse INPI refusée est l'une des sources de panique les plus fréquentes pour les entrepreneurs. Heureusement, le rejet ne signifie quasiment jamais que votre dossier est perdu : il suffit dans 95% des cas de re-signer correctement et de redéposer.

Encore faut-il comprendre pourquoi ça a été refusé. Voici les 7 motifs de rejet les plus fréquents, comment les diagnostiquer, et la solution la plus rapide pour repartir.

Pourquoi votre synthèse INPI a-t-elle été refusée ?

Le Guichet Unique applique un contrôle automatique sur la signature du PDF. Il vérifie trois choses : l'intégrité du document (n'a-t-il pas été modifié après signature ?), la validité du certificat (est-il actif et qualifié ?), et le niveau eIDAS (la signature est-elle bien qualifiée et non simplement avancée ?).

Si l'un de ces trois critères tombe, vous avez une synthèse INPI refusée. Voici les cas concrets.

1. Signature avancée au lieu de qualifiée

C'est le motif n°1. Beaucoup de services en ligne (DocuSign standard, Yousign avancé) produisent une signature électronique avancée, mais pas qualifiée au sens du règlement eIDAS. L'INPI exige le niveau qualifié.

Pour la différence détaillée, lisez notre article dédié : Signature avancée vs qualifiée eIDAS.

2. Certificat non inscrit sur l'EU Trust List

Même une signature qualifiée doit être produite par un prestataire de service de confiance qualifié (PSCo) inscrit sur la liste de confiance européenne. Si le certificat vient d'un prestataire non européen ou non qualifié, le Guichet Unique rejette automatiquement.

3. PDF modifié après signature

Toute modification du fichier après la signature (même un simple "Imprimer en PDF") casse la signature. Si vous avez ouvert le PDF dans un éditeur, ajouté une annotation, ou réenregistré, il sera rejeté.

À retenir Une fois signée, la synthèse PDF ne doit jamais être modifiée. Pas d'impression, pas de réenregistrement, pas d'annotation. Vous l'envoyez tel quel sur le Guichet Unique.

4. Identité numérique La Poste insuffisante

Si vous avez signé via FranceConnect+, votre identité La Poste doit être au niveau "substantiel +". Les niveaux inférieurs produisent une signature avancée non qualifiée — donc rejetée par l'INPI.

5. Certificat expiré au moment de la signature

Si le certificat utilisé pour signer était expiré le jour J, la signature est invalide. Les certificats qualifiés ont une durée de vie limitée (souvent 1 à 3 ans). Cela arrive plus souvent qu'on ne le croit.

6. Mauvais signataire

L'INPI vérifie que le signataire est bien le représentant légal ou un mandataire dûment habilité. Si vous signez en tant que tiers sans pouvoir, la formalité est rejetée pour défaut de qualité.

7. Format du PDF altéré

La synthèse doit être au format PAdES (PDF Advanced Electronic Signatures). Une signature au format CAdES ou XAdES dans un PDF n'est pas reconnue par le Guichet Unique.

Comment savoir précisément pourquoi votre synthèse a été refusée ?

Le mail de rejet du Guichet Unique contient un motif, mais souvent peu lisible. Voici les correspondances :

Vous pouvez aussi utiliser le validateur officiel DSS de la Commission européenne pour vérifier votre PDF avant dépôt. C'est gratuit et donne un rapport détaillé.

Synthèse rejetée ? Re-signez en 2 minutes.

Signature qualifiée eIDAS conforme INPI, certificat sur l'EU Trust List, taux d'acceptation 100%.

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Procédure pour re-signer une synthèse INPI refusée

Bonne nouvelle : vous n'avez pas besoin de recommencer toute la formalité. La procédure est la suivante :

  1. Connectez-vous au Guichet Unique INPI avec votre compte
  2. Allez dans "Mes formalités en cours"
  3. Sélectionnez la formalité rejetée — elle apparaît avec le statut "Modification demandée"
  4. Re-téléchargez la synthèse non signée (pas l'ancienne signée)
  5. Signez-la avec un prestataire qualifié eIDAS (notre service ou autre)
  6. Redéposez le nouveau PDF signé sur la même formalité
  7. Validez et attendez la nouvelle vérification (généralement 24-48h)

Le délai légal de votre formalité (par exemple les comptes annuels à déposer dans les 7 mois) n'est pas reporté. Mais l'INPI considère votre dépôt initial comme valable s'il a été effectué dans les délais, même si vous corrigez après.

Comment éviter qu'une synthèse INPI soit refusée la prochaine fois ?

Trois règles simples vous évitent 99% des refus :

Utilisez un prestataire qualifié eIDAS dès le départ

Ne tentez pas la signature avancée "qui pourrait peut-être passer". Sur l'INPI, ça ne passe jamais. Choisissez un service qui vous garantit le niveau qualifié et un certificat sur l'EU Trust List.

Ne touchez pas au PDF après signature

Téléchargez, conservez, déposez. Ne l'ouvrez surtout pas dans un éditeur PDF qui pourrait le modifier. Aperçu sur Mac, par exemple, peut accidentellement réenregistrer le PDF et invalider la signature.

Vérifiez votre qualité de signataire

Pour une modification de statuts ou un dépôt de marque, c'est souvent le représentant légal qui doit signer. Pour les comptes annuels, c'est aussi le dirigeant. En cas de doute, consultez vos statuts ou votre expert-comptable.

FAQ : synthèse refusée par le Guichet Unique

Combien de fois puis-je re-signer une synthèse refusée ?

Autant que nécessaire. Le Guichet Unique n'a pas de limite stricte. Tant que la formalité reste ouverte, vous pouvez la corriger.

Est-ce que je perds mes 29 € si ma synthèse est refusée ?

Si la signature a été produite chez nous et qu'elle est qualifiée, l'INPI ne peut pas la refuser pour ce motif. Si exceptionnellement le rejet vient d'un autre point (signataire incorrect, par exemple), nous vous re-signons gratuitement la synthèse corrigée. Voir nos avis clients.

Combien de temps avant nouvelle décision ?

L'INPI revérifie sous 24 à 72h après redépôt, parfois plus court en période creuse.

Conclusion

Une synthèse INPI refusée n'est pas une catastrophe. C'est presque toujours un problème de niveau de signature, et la correction prend 2 minutes avec un prestataire qualifié. Identifiez le motif, re-téléchargez, re-signez, redéposez. Votre formalité reste valable.