Depuis le passage obligatoire au Guichet Unique INPI en 2023, toutes les formalités d'entreprise (création, modification, cessation, dépôt de comptes, dépôt de marque) se font en ligne sur procedures.inpi.fr. À la fin de chaque formalité, le portail génère une synthèse PDF que vous devez signer électroniquement avant de la redéposer pour validation.
L'opération paraît simple, mais elle bloque souvent : signature refusée, FranceConnect+ en panne, niveau de signature inadéquat. Voici la procédure complète qui marche du premier coup.
Avant de commencer : ce dont vous avez besoin
- Le PDF de synthèse téléchargé depuis le Guichet Unique (généralement nommé
synthese.pdfouRecapitulatif_formalite.pdf). Ne l'ouvrez pas dans Adobe Reader, n'imprimez pas, ne re-enregistrez pas — ça invalide la signature future. - Une pièce d'identité officielle en cours de validité : carte nationale d'identité, passeport, ou titre de séjour. Permis de conduire et livret de famille ne sont pas acceptés.
- Un smartphone avec appareil photo et accès SMS, pour la vérification d'identité PVID.
- Un email valide pour recevoir le PDF signé.
- 5 minutes de temps disponible.
Étape 1 — Identifier le bon niveau de signature
Le règlement européen eIDAS définit 3 niveaux de signature électronique :
- Signature simple : un email, un clic, une coche. Aucune vérification d'identité forte. Refusée par l'INPI.
- Signature avancée : identité vérifiée mais sans certificat émis par un prestataire qualifié. Refusée par l'INPI pour la plupart des formalités.
- Signature qualifiée : identité vérifiée + certificat émis par un prestataire de service de confiance qualifié inscrit sur l'EU Trust List. Le seul niveau accepté par le Guichet Unique pour les formalités sensibles.
Pour modification de statuts, cessation d'activité, dépôt de comptes annuels, dépôt de marque ou de brevet, c'est obligatoirement le niveau qualifié.
Étape 2 — Télécharger la synthèse PDF
Sur procedures.inpi.fr, à la fin de votre formalité, vous arrivez sur l'étape « Signature de la synthèse ». Le portail vous propose de télécharger le PDF récapitulatif.
Bonnes pratiques :
- Cliquer sur « Télécharger » et sauvegarder le fichier sur votre ordinateur.
- Ne pas l'ouvrir dans Adobe Reader puis l'enregistrer à nouveau (cela modifie le PDF et invalide la signature future).
- Ne pas imprimer puis scanner : la signature électronique exige un PDF original, pas une image.
- Vérifier que le fichier est bien complet (pas de pages blanches, aucune mention « brouillon »).
Voir notre tutoriel détaillé : comment télécharger sa synthèse INPI.
Étape 3 — Choisir une voie de signature qualifiée
Vous avez 3 options :
Option A : FranceConnect+ via Identité Numérique La Poste certifiée
C'est la voie « officielle » proposée par le Guichet Unique. Vous cliquez sur « Signer avec FranceConnect+ » et vous êtes redirigé vers l'application La Poste pour valider.
Conditions : avoir une Identité Numérique La Poste de niveau certifié (passage en bureau de poste préalable). Si vous ne l'avez pas, comptez 2 à 5 jours ouvrés pour l'obtenir.
Risque : le service tombe régulièrement en panne. Page blanche, bandeau orange, boucle de chargement. Voir FranceConnect+ ne fonctionne pas sur l'INPI.
Option B : prestataire qualifié spécialisé (le plus rapide)
Vous téléversez le PDF de synthèse sur SignerSynthèse.fr ou un autre prestataire qualifié inscrit sur l'EU Trust List. Le prestataire vérifie votre identité par parcours PVID (photo de pièce + selfie + SMS), applique la signature qualifiée, et vous renvoie le PDF signé par email.
Délai : 2 à 5 minutes. Coût : 29 € HT chez SignerSynthèse.fr (paiement unique). Aucun déplacement.
Option C : certificat qualifié sur clé USB / carte à puce
Réservé aux professionnels qui signent souvent. Délai d'obtention : 1 à 4 semaines. Coût : 100 à 250 € HT pour un certificat valable 1 à 3 ans. Voir notre comparatif des prix.
Pas le temps de passer par FranceConnect+ ?
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Signer ma synthèse →Étape 4 — Le parcours de signature (option B, la plus simple)
Voici à quoi ressemble le parcours sur SignerSynthèse.fr — il est représentatif de ce que proposent les prestataires qualifiés modernes :
- Téléversement du PDF : vous glissez votre synthèse sur la page d'accueil ou cliquez pour parcourir. Le fichier est chiffré et stocké temporairement.
- Identification du signataire : prénom, nom, email, téléphone (au format E.164). Ces informations sont insérées cryptographiquement dans le certificat de signature.
- Paiement : 29 € HT par carte (Visa, Mastercard, Amex, Apple Pay, Google Pay). Stripe gère la transaction.
- Vérification d'identité PVID : redirection vers l'app de vérification du prestataire (Universign). Photo recto-verso de votre pièce d'identité, selfie face caméra, code SMS de confirmation.
- Signature qualifiée appliquée : le prestataire applique automatiquement la signature qualifiée eIDAS et vous redirige.
- Réception du PDF signé : le PDF arrive par email avec un certificat embarqué (signature LTV — Long Term Validation).
Durée totale : 2 à 5 minutes.
Étape 5 — Redéposer le PDF signé sur le Guichet Unique INPI
Retournez sur procedures.inpi.fr, retrouvez votre formalité (statut « En attente de signature »), et téléversez le PDF signé à l'emplacement prévu.
Le Guichet Unique vérifie automatiquement :
- Que le PDF est conforme à celui qu'il a généré (intégrité cryptographique).
- Que la signature est de niveau qualifié eIDAS.
- Que le prestataire de la signature est inscrit sur l'EU Trust List.
Si tout est OK, votre formalité passe au statut « Validée » instantanément. Sinon, vous recevez un message d'erreur précis (voir synthèse INPI refusée : 7 causes possibles).
Vérifications avant dépôt
Pour éviter un rejet de dernière minute :
1. Le PDF n'a pas été modifié
Ne le rouvrez pas dans Adobe Reader entre la signature et le dépôt. Toute modification (même une ouverture suivie d'une fermeture sans modification) peut altérer les métadonnées et invalider la signature.
2. Le bon PDF est uploadé
Vérifiez que vous redéposez le PDF signé et non le PDF d'origine. Le nom de fichier change généralement après signature (ajout d'un suffixe _signed ou similaire).
3. Vous êtes le bon signataire
Pour une SARL/SAS, c'est le gérant ou président en exercice qui signe. Pour une création d'entreprise, c'est le fondateur. Une signature par un tiers non habilité sera rejetée.
4. Tous les pages sont signées
La signature qualifiée s'applique au document entier, mais certains greffes vérifient visuellement la présence du bandeau de signature en pied de chaque page. Notre prestataire ajoute ce bandeau automatiquement.
FAQ : signer un document sur l'INPI
Combien de temps pour signer ?
2 à 5 minutes via un prestataire qualifié spécialisé. 5 à 30 minutes via FranceConnect+ si tout fonctionne. Plusieurs jours si vous devez d'abord obtenir une Identité Numérique La Poste certifiée.
Quel est le coût ?
FranceConnect+ avec Identité Numérique La Poste : techniquement gratuit (mais déplacement physique requis). Prestataire qualifié à l'acte : 29 € HT chez SignerSynthèse.fr. Voir comparatif prix de la signature électronique INPI.
La signature qualifiée a-t-elle la même valeur juridique qu'une signature manuscrite ?
Oui. Le règlement eIDAS 910/2014 article 25 précise que la signature qualifiée a la valeur juridique équivalente à une signature manuscrite dans tous les États membres de l'UE.
Puis-je signer pour quelqu'un d'autre ?
Non. La signature qualifiée est strictement personnelle. Le signataire doit être présent physiquement pour la vérification d'identité PVID. Une signature par procuration nécessite une procédure spécifique avec un prestataire qualifié.
Que faire si la signature est refusée ?
Voir notre guide synthèse INPI refusée. Causes possibles : niveau de signature insuffisant, PDF modifié après signature, prestataire non qualifié, mauvais signataire.
Conclusion
Signer un document INPI sur le Guichet Unique se résume à 3 actions clés :
- Télécharger le PDF de synthèse sans le modifier.
- Le signer avec une signature qualifiée eIDAS via FranceConnect+ ou un prestataire spécialisé.
- Redéposer le PDF signé sur le Guichet Unique.
Si vous êtes pressé ou si FranceConnect+ ne fonctionne pas, un prestataire qualifié à l'acte vous fait gagner plusieurs jours pour 29 € HT.